• Modèles LibreOffice, Word et LaTeX pour les articles (WARN version 1.1, modifiée le 31/05/2013)
• Logos JRES pour les posters et les présentations

Plusieurs types de contributions sont possibles :

Les présentations longues comportent un résumé, un article et une présentation de 35 minutes suivie de 10 minutes de questions. Une présentation peut également inclure une vidéo à des fins d'illustration.

Les présentations courtes comportent un résumé, un article et une présentation de 10 minutes suivie de 5 minutes de questions. Ce type de présentations est destiné à ceux qui souhaitent exposer durant une dizaine de minutes seulement, des travaux, des idées ou des projets dans un état qui ne peut être décrit dans un article de plusieurs pages plus de 10 mois avant la conférence ou qui ne s'accommodent pas d'une présentation longue. Une vidéo peut également venir en support d'une présentation courte.

Les posters comportent le poster lui-même, un résumé et un article optionnel.

Les tables rondes, d'une durée d'une heure et trente minutes, impliquent plusieurs intervenants sur un thème donné, choisi par ceux-ci, chaque intervenant présentant rapidement son point de vue avant d'entamer un débat contradictoire avec la salle. Le contenu des débats (problématique, points de vue, convergences, divergences, répartition des différents intervenants…) sera précisé dans le texte de la proposition. Les tables rondes retenues devront également comporter un résumé qui sera publié dans le programme de la conférence.

Les « lightning talks » sont des présentations rapides (5 minutes, sans question) sur des sujets variés (idées de projets ou projets en cours, actualité, etc.). Les congressistes intéressés pourront déposer leurs propositions à partir du 25 novembre et pendant la conférence jusqu'au mercredi 11 décembre à 17h. Un « lightning talk » ne nécessite pas la rédaction d'un article.

Les associations de promotion des logiciels libres (généralistes et/ou spécifiques à un logiciel particulier) pourront utiliser un stand dans l'espace « exposants » pendant une partie de la conférence.

Le dépôt d’une proposition vaut autorisation de l’auteur pour la publication de ses documents et de sa présentation (diaporamas utilisés, photos prises et vidéo enregistrée lors de la présentation) sur les sites web des JRES.

Les propositions de présentations (courtes ou longues), de posters ou de table ronde se font via le formulaire de soumission en ligne jusqu'à la date limite citée au début de ce document. Ces propositions, à usage exclusif du comité de programme, doivent décrire le projet de l'auteur et permettre au comité de programme de se faire une idée précise afin de les évaluer pour sélection. Le formulaire permet également de déposer optionnellement un document permettant d'étayer la proposition. Le comité de programme sélectionnera les contributions sur la base de ces informations.

Votre proposition doit comporter :

• de 700 à 1300 mots pour une proposition de présentation longue ;
• de 200 à 1300 mots pour une proposition de présentation courte, de poster, de table ronde ou de stand.

Les propositions de « lightning talks » se font également via formulaire de soumission en ligne à partir du 25 novembre et pendant la conférence jusqu'au mercredi 11 décembre à 17h. La proposition consistera en un support de présentation au format PDF. Le comité de programme sélectionnera les « lightning talks » sur la base de ce support et avertira les auteurs concernés de la réponse et de l'ordre de passage.

Aucun des autres documents cités ci-après ne sera demandé pour un « lightning talk ».

Les demandes de stand pour les associations de promotion des logiciels libres se font également avec le formulaire de soumission en ligne. La proposition décrira l'association, le nombre de personnes proposées pour tenir le stand et le nombre de jours de présence souhaités. Il sera demandé aux associations retenues une courte présentation pour le site des JRES.

Les auteurs dont les propositions (présentations courtes ou longues, posters ou tables rondes) auront été retenues par le comité de programme devront remettre leurs documents définitifs avant la date indiquée dans le tableau au début de cette page. Le résumé sera publié dans la présentation du programme de la conférence.

Un des auteurs bénéficie d'une inscription gratuite pour chaque proposition retenue. Attention, la gratuité s'applique à un seul auteur par article et elle ne dispense pas des démarches d'inscription.

Ce document est obligatoire pour tous les types de propositions. Il sera intégré dans le programme en ligne et le fascicule du programme. Il doit permettre à chaque congressiste de choisir les sessions auxquelles il souhaite assister. Le texte de ce résumé devra être enregistré via l'interface de gestion des documents sur conf-ng et ne devra pas dépasser 260 mots.

L'article est destiné à une publication en ligne. La production d'un article pour les actes en ligne est optionnelle pour les posters.

• Pour les présentations longues, la longueur de l'article doit être comprise entre 6 et 8 pages ;
• Pour les présentations courtes, la longueur de l'article doit être comprise entre 2 et 8 pages ;
• Pour les posters, la longueur de l'article doit être comprise entre 1 et 8 pages. Le poster lui même sera inséré dans cet article.

Vous pouvez soumettre votre article aux JRES 2013 selon l'un des trois formats possibles :

Vous devez impérativement utiliser l'un des modèles fournis pour préparer votre article.

Pour les formats bureautiques (OpenDocument et Office OpenXML), le comité de programme vous demandera de réaliser une sortie PDF pour la version finale.

Si vous utilisez de la couleur dans votre article (schémas, photos, etc.), assurez-vous si possible que le rendu sur une imprimante noir et blanc reste lisible.

L'article contient lui-même un résumé qui peut être identique ou non au résumé décrit ci-dessus (selon le choix de l'auteur) et publié dans le programme de la conférence.

Il est suggéré aux auteurs de lire les leçons de typographie de Jacques André.

Le système de présentation utilisé pendant les JRES sera équipé des logiciels suivants :

• LibreOffice 3.6
• Microsoft Office 2010
• Acrobat Reader 11
• VLC 2

Le style des transparents est libre, sous réserve que le logo des JRES 2013 soit inséré dans le modèle de votre présentation. Les différents logos utilisables sont disponibles ci-après.

Pour les formats bureautiques (OpenDocument et Office OpenXML), il n'est pas possible d'utiliser le système de double écran pour visualiser des notes de présentation.

Vous aurez la possibilité de recharger votre présentation en PDF après la conférence.

Le système de présentation sera équipé d'un système pour passer à la diapositive suivante ou à la précédente. Si vous avez besoin d'un autre dispositif (clavier pour une démonstration ou autre), merci de le signaler au comité de programme dès le dépôt de la proposition.

L'impression des posters est assurée par les JRES.

Les posters peuvent être accompagnés d'un article qui sera publié sur le site de la conférence. Dans ce cas, la date limite de remise de cet article doit être respectée. Les posters eux-mêmes doivent être remis avant la date figurant dans le tableau en haut de page. Comme pour les présentations, le logo JRES 2013 doit être présent dans les posters.

La mise en forme des posters est libre. Il vous est demandé de respecter les consignes suivantes :

• placez le logo des JRES (voir plus bas) sur votre poster ;
• concevez-le avec une taille maximale de 90cm x 130cm (en orientation « portrait ») ;
• envoyez votre fichier au format PDF ;
• n'utilisez pas de taille de police inférieure à 18 points, le titre doit pouvoir être lu à 3 m (taille d'environ 70 à 80 points) ;
• utilisez un format vectoriel pour les logos des organismes d'affiliation, pour les graphiques et pour les schémas (ou à défaut un format bitmap suffisamment grand) ;
• pour les photos, prévoyez une résolution minimale de 150 dpi.

Les tables rondes ne donnent pas lieu à la même organisation. Une personne du comité de programme vous contactera pour préparer avec vous la table ronde que vous avez proposée.

Dans la mesure où vous déposez une photo sur le site web de gestion des articles, celle-ci sera insérée dans la page décrivant votre article et accessible depuis le programme. Le dépôt optionnel de cette photo vaut acceptation pour sa publication. Dans le cas d'articles multi-auteurs, les auteurs ne peuvent soumettre qu'une seule photo, mais celle-ci peut être collective.

Une courte biographie, non diffusée, permettra au président de session de vous présenter à l'auditoire.

Le comité de programme met à votre disposition les fichiers ci-après pour vous aider à préparer votre contribution.

Pour préparer votre article, vous devez utiliser l'un des modèles fournis (version 1.1).

Afin de vous aider à utiliser ces modèles, vous pouvez visionner ces tutoriels vidéo (screencasts) proposés par le comité de programme :

• Microsoft Word : (fichier MP4, 13 Mo)
• Microsoft Word : (fichier MP4, 18 Mo)
• Microsoft Word : (fichier MP4, 21 Mo)

Les logos officiels à utiliser pour les présentations et les posters sont proposés en trois couleurs : blanc, noir et orange.

Ils sont disponibles suivant deux formats :

• bitmap (format : .png) en 4 dimensions : 75, 150, 300 et 600 ;
• vectoriel pour les posters en particulier (formats : .emf pour Microsoft Powerpoint, .svg pour LibreOffice Impress sous Windows ou Linux)

Les logos sont accessibles par l'archive logos-jres2013.zip

Pour insérer les logos dans les présentations :

• dans LibreOffice Impress : Insertion → Image → A partir d'un fichier ;
• dans Microsoft Powerpoint 2010 : Insertion → Image.

Dès réception des documents, le comité de programme relira vos travaux et vous demandera des aménagements. Cette période de collaboration et d'allers retours des articles entre le comité de programme et les auteurs est très chargée : n'attendez pas le dernier moment pour nous envoyer votre travail. Vous pouvez contacter le comité de programme pour toute précision ou demande d'aide via l'adresse contact2013@jres.org.